En fonction des goûts et compétences de chacun, les parents se répartissent les différentes tâches administratives et matérielles indispensables au bon fonctionnement de la crèche, tâches qu’ils conservent généralement jusqu’au renouvellement des familles. Ce rôle opérationnel au sein de la crèche est décidé et voté lors de l’assemblée générale annuelle. Il est essentiel que ces responsabilités soient effectivement assumées par chacun.

Chaque famille doit alors choisir une commission au sein d’un pôle lors de l’assemblée générale. Chaque pôle dispose d’un représentant au bureau de l’association, élu par les parents lors de cette même assemblée générale.

Pôle politique

Le pôle politique est représenté par le président de l’association, représentant légal de la crèche vis-à-vis des institutions. Son rôle est d’assurer le fonctionnement général de la crèche. Le président a pour rôle de gérer la commission Animation et la coordination, mais également la commission Gestion des tracas quotidiens et des crises.

Animation et coordination

• Centraliser les informations remontées par les différents interlocuteurs (parents, équipe professionnelle, partenaires extérieurs) => avoir une vue d’ensemble.
• Organiser de manière transparente la gestion de l’association dans le respect de la réglementation.
• Coordonner l’activité de l’association.
• Veiller à la qualité de la communication au sein de la structure.
• Animer les conseils de crèche, et assemblée générale.
• Faire respecter les décisions du conseil de crèche.
• Suivre, relire et signer les documents.
• Gérer les relations avec différents interlocuteurs, comme la Mairie/Municipalité (service petite-enfance, réunions, invitations aux évènements, vœux au maire, etc.), le Conseil Départemental (DPMI), CAF, etc.
• Coordonner la rédaction du rapport d’activité en collaboration avec les autres familles qui produisent le bilan de l’activité de leur pôle. Un rapport intermédiaire peut potentiellement être réalisé le dernier trimestre de l’année afin de compléter le dossier de demande de subvention auprès de la Municipalité.
• Coordonner et gérer les demandes de subventions annuelles réalisées auprès de la Municipalité et du Conseil Général Départemental
• Participer ou organiser lorsque nécessaire des réunions du bureau.

Gestion des tracas quotidiens et des crises :

• En cas de dysfonctionnement / situations problématiques / urgence : 

1. Etre disponible et réactif,
2. Être force de proposition,
3. Être à l’écoute de chacun (réunions, entretiens téléphoniques, échanges de mails),
4. Prendre des décisions en cas d’urgence en collaboration avec les pôles associés et/ou la responsable technique de la structure. (Ex : conditions d’accueil ou d’ouverture exceptionnelles en cas d’absence des pros ou d’épisode d’intempérie, appels au SAMU ou aux pompiers),
5. Trancher en cas de désaccord et ou proposer des solutions alternatives, compromis.
6. Déléguer et superviser les tâches à exécuter.

• Appuyer le responsable RH auprès de l’équipe professionnelle en cas de besoin.
• Répondre aux demandes de l’équipe professionnelle, en particulier en cas d’appel en journée : appui à une décision de la RT, de son adjoint ou de l’équipe ; relais vers les parents, si nécessaire. Rechercher et rappeler les règles en cas de doute.

Pôle financier

Le pôle financier gère à la fois la comptabilité et le budget de la crèche. Rendre compte de la santé financière de la structure et du suivi des enveloppes budgétaires. Gère également les contrats et la facturation des familles.

Ce pôle est composé de 3 commissions :  trésorerie, vice-trésorerie et responsable des achats. 

Gestion financière et budgétaire

• Savoir rendre compte des bilans et de la santé financière de la structure.
• Présenter le bilan lors de l’Assemblée Générale Ordinaire.
• Veiller à l’équilibre budgétaire de la structure.
• En cas de déficit, proposer des solutions pour revenir à l’équilibre.
• Établir en début d’année un budget prévisionnel (présentation à l’Assemblée Générale Ordinaire) et le suivre toute l’année.
• Établir et suivre un plan de trésorerie afin de pouvoir valider ou non certaines dépenses.
• Rendre compte de la consommation des enveloppes budgétaires et de la rentrée des ressources trois fois par an : au conseil de mai pour le premier trimestre, avant les vacances et la fermeture d’été de la crèche pour le deuxième trimestre, au conseil de novembre pour le troisième trimestre.
• Alerter en cas de dérapage et de risque de déficit. Proposer des solutions.

Comptabilité

• Suivre les dépenses et les recettes et compiler les pièces justificatives au début de chaque mois pour établir des bilans à transmettre au comptable.
• Tenir un échéancier des factures.
• Payer les factures des prestataires et rembourser les parents qui avancent des dépenses.
• Classer et archiver électroniquement et en papier les factures, les rapports, les pièces justificatives et autres documents comptables.
• Contrôler la saisie comptable sous AGAWEB.
• Monter (coparticipation) des dossiers de demande de subventions (CAF, mairie, département).
• Veiller au bon versement des subventions.
• Gérer la relation avec les organismes qui nous versent des subventions (CAF, départements, région, mairie).
• Relancer en cas de non versement des subventions
• Tenir à jour les tableaux récapitulatifs des dépenses et les pièces justificatives nécessaires au versement des subventions.
• Verser les paies : effectuer les virements/chèques de paies/acompte des salariés de la crèche.
• Déposer les chèques à la banque.
• Gérer les relations avec la Banque : peut impliquer 1 ou 2 rdv/an.
• Gérer la relation avec le pôle comptabilité de l’ACEEP qui réalise notre comptabilité.
• Renouvellement assurances ACEPP.
• Gérer la relation avec l’expert-comptable et le commissaire aux comptes.

Gestion des contrats et de la facturation des familles

• Assurer la veille juridique sur les réglementations, assister aux réunions organisées par la CAF.
• Établir les contrats des familles en fonction de leur besoin, 2 fois par an (à l’arrivée de la famille et en début d’année) et calculer les participations financières des familles.
• Fournir le Règlement de Fonctionnement.
• Réviser les contrats en cas de décalage entre le besoin déclaré par la famille et sa consommation réelle d’heures de garde ou à la demande des familles en cas de changement de leurs besoins.
• Éditer les factures des participations des parents au début de chaque mois.
• Vérifier que les familles règlent bien leurs factures et éventuellement relancer les familles en retard : dépôt des chèques à la banque, consulter le compte de la crèche pour les virements, envoyer les CESU au CRCESU.
• Mettre à jour les données pour le reporting de la CAF (reporting mensuel et trimestriel).
• Ajuster les montants des factures en cas de dépassement d’horaires au regard des besoins contractualisés ou de vacances non prises.
• S’assurer que chaque famille règle bien sa cotisation à l’association.

Courses :

• S’assurer que la liste est bien complète et en accord avec le menu établi.
• Contrôler les quantités commandées en fonction du nombre d’enfants inscrits.
•  Suivre un budget fixé.
• En coordination avec la professionnelle chargée de la réception des courses, s’assurer du bon respect de la chaîne du froid.
• Faire des propositions aux professionnels en cas de lots promotionnels.
• Privilégier les fruits, légumes et laitages BIO.
• Vérifier que les enfants mangent bien ce qui est acheté pour éviter le gaspillage.

Pôle administratif 

Le pôle administratif est composé de 4 commissions : secrétariat, recrutement des nouvelles familles, communication, événementiel. 

Secrétariat

• Gérer le courrier : Relever le courrier dans la boîte aux lettres de la crèche et le distribuer dans les bannettes des parents en fonction de leur tâche (si courrier urgent, scanner le courrier et l’envoyer par mail au parent concerné). Aller chercher les recommandés à la Poste du Val d’Athis Mons et acheter les timbres pour la crèche.
• Dresser l’ordre du jour des conseils de crèche (demander les points aux parents, compiler, envoyer).
• Préparer les ordres du jour, en veillant à traiter de manière cohérente et documentée les questions remontées par les parents et l’équipe professionnelle.
• Rédiger le compte-rendu du conseil et l’envoyer à l’ensemble des parents dans les délais impartis.
• Rédiger les convocations aux Assemblées Générales.
• Rédiger les procès-verbaux d’assemblées générales et les faire signer. Tenue de la liste d’émargement.
• Effectuer les démarches auprès de la Préfecture : Envoyer le PV d’AG à la Poste et à la Préfecture pour chaque changement des membres du bureau.
• Planifier les dates de conseils et d’AG(s) sur l’année.
• Tenir à jour et partager l’annuaire des parents avec les parents et l’équipe professionnelle.
• Assurer la gestion des adresses email de la crèche.
• Gérer les listes de diffusion (Google Group / WhatsApp) au fil des arrivées /sorties de famille.
• Gérer le RGPD de la crèche.
• Archiver les comptes rendus de conseils, les PV d’AG, l’annuaire, et tout autre document utile sur le Google drive de l’association.
• S’assurer que les différents pôles ont le matériel nécessaire pour faire l’archivage papier de leur pôle, a minima une fois par an.
• Participer à la rédaction et la mise à jour des documents de l’association sur demande.

Recrutement des nouvelles familles

• Centraliser les demandes de place en crèche, répondre aux questions des familles candidates
• Gérer les profils parents/enfants candidats en rapport avec les besoins de la crèche.
• Organiser et assister aux entretiens de recrutement des familles, environ 3 sessions de recrutement par an.
• Préparer l’inscription des familles à l’association : adhésion, dates d’adaptation, faire le lien avec la Responsable Technique, communiquer les documents (présentation de la crèche, documents à compléter par la famille, dossier à préparer pour l’inscription, description du trousseau de l’enfant, etc.).

Événementiel

• Préparer avec l’équipe la mise en place des activités intérieures et extérieures (fréquence, coût, logistique.)
• Planifier des sorties, les organiser, les réserver et s’assurer qu’il y a le bon nombre de professionnels et de parents pour accompagner les enfants.
• Gérer les sorties régulières : ludothèque, médiathèque, piscine, lire et faire lire.
• Organiser les sorties exceptionnelles : sorties culturelles (spectacle Les bords de scène, ciné-biberon…), sortie de fin d’année, organisation autres sorties (cueillette, ferme, caserne des pompiers…),
• Organiser la fête de Noël et de fin d’année.
• Organiser le passage d’un photographe une fois par an.
• Acheter des carnets de tickets de bus pour les sorties en transports en commun.

Pôle Ressources Humaines 

Ce pôle est chargé de la gestion du personnel, au quotidien, des relations humaines et de la communication, de la gestion administrative (recherche de documents, contact d’interlocuteurs, vérification du code du travail, etc…), du recrutement, des contrats, du suivi du personnel et de la mutuelle. Il organise en début de mois les plannings des présences et des permanences pour les enfants, les professionnels et les parents. Ce pôle est composé de 5 commissions : Responsable RH, gestion administrative du personnel, gestion des plannings et des permanences, stage – apprentissage-formation, pédagogie

Responsable RH

• Coordination  et suivi de chaque commission du pôle RH.
• Gestion RH du personnel
• Gérer la communication avec les employées (soucis divers, absences, maladies, congés, heures supp, pauses, aménagement horaires particuliers, entretien employées, gestion temps ménage).
• Suivre les plannings, les congés et les heures supplémentaires de l’équipe et veiller au bon taux d’encadrement au sein de la structure en lien avec la Responsable Technique
• Crises et urgence (gestion des fins de contrat, licenciements, enquête RH le cas échéant).
• Archiver au format papier et numériquement (google drive RH) les données.
• Expliciter les demandes et les besoins de l’équipe au Bureau et aux parents
• Faire un retour à l’équipe suite au conseil de crèche, et compléter le CR avec les remarques des salariées (à diffuser aux parents et à l’équipe).
• Gérer la communication avec les parents, mises au point diverses, renseignements, organisation, RV.
• Assurer les entretiens annuels – point sur l’état des lieux pour chaque employée, participation aux entretiens annuels d’évaluation (1h/pers), compte-rendu entretien 
• Fixer avec les membres du Bureau, la RIS (Rémunération Individuelle Supplémentaire).
• Mise à jour des fiches de postes si nécessaire et éventuellement des pesées.
• Suivi des emplois aidés le cas échéant.
• Gestion de l’interim
• Veiller au bon respect de la Convention Collective.
• Recrutements : rédiger les annonces, les partager sur les différents sites, tri et suivi des candidatures, entretiens téléphoniques et en présentiel en lien avec la Responsable Technique, embauches, rédaction des contrats et annexes, suivi à la prise de poste, suivi avec France Travail et montage des dossiers emplois aidés, le cas échéant 

Gestion administrative du personnel :

• Suivre le planning, les congés, les heures supplémentaires pour chaque employée.
• Suivre les fiches de renseignement des salariés, le registre du personnel.
• Suivi de la Médecine du Travail (ACMS).
• Suivi de la paie : transmettre les données variables mensuellement à l’ACEPP, archiver chaque mois les fiches de paie des salariés dans le Google drive et les envoyer au trésorier.
• Archiver les documents papiers Mutuelle : Gérer les adhésions et radiations.

Gestion des plannings et des permanences

• Prévoir les présences des enfants du prochain mois (Meeko, sondage).
• Créer un sondage des disponibilités permanences du prochain mois.
• Mettre à jour le compteur du mois précédent (annulation de permanence ou permanence supplémentaire).
• Créer les nouveaux fichiers compteur et planning.
• Déterminer la distribution des permanences – Idéalement la première quinzaine du mois précédent 
• Remplir/mettre à jour le planning et le compteur et les distribuer aux parents et aux pros.

Stage, apprentissage, formation

• Gérer la formation des professionnelles.
• Dresser le plan de formation annuel avec les professionnels, en fonction des besoins de la crèche (définis par le Bureau), des demandes des pros et du budget alloué.
• Contacter les organismes de formation, faire les dossiers d’inscription des pros aux formations.
• Informer les pros des détails pratiques de la formation et récupérer les documents nécessaires auprès d’elles suite à la formation.
• Faire les dossiers de demande de prise en charge des frais de formation auprès des organismes support.
• S’assurer que les versements ont bien été effectués et en informer la trésorerie.
• Gérer les candidatures de stage et d’apprentissage
• Préparation des entretiens annuels : plannings entretiens, convocations, élaboration feuille de préparation pour chaque employée, élaboration grilles d’entretien employeur.

Pédagogie

• Échanger avec l’équipe et les parents autour du programme d’éveil et d’éducation des enfants de la crèche, faire le lien entre l’équipe et les parents sur les points concernant la pédagogie.
• Avant chaque conseil de crèche, faire le point avec la RT sur les sujets “pédagogie” à faire remonter. Une intervention de l’équipe en conseil de crèche peut être prévue, à la demande de l’équipe ou des parents.
• S’assurer de l’organisation de réunions pédagogiques et apporter le soutien nécessaire à l’équipe professionnelle. Le référent pédagogique rencontre en réunion tout ou partie de l’équipe, afin d’échanger autour de points concernant la pédagogie.. Rédiger un compte rendu des échanges concernant la pédagogie et les partager a minima avec les responsables RH pour information du bureau, ou plus largement selon les sujets abordés qui peuvent être transverses avec d’autres commissions (pôle rh, événementiel, fonctionnement, trésorerie…) ou concerner tous les parents, notamment si un point est à mettre au vote par les parents. 
• Apporter un soutien et une aide à l’équipe pour la mise en œuvre de projets pédagogiques quand il y a besoin, et/ou coordonner l’aide des parents à cette mise en œuvre. Par exemple : création de planches pour proposer des séances de Kamishibai aux enfants, appel à contribution des parents pour apporter du matériel pédagogique de récup, etc. 
• Coordination et organisation de la mise en oeuvre de séances d’Analyse de la Pratique professionnelle (APP ) : faire le lien et les démarches nécessaires auprès de l’organisme de formation, de l’intervenant, d’ALISFA (dépôt et suivi du dossier de demande de subventions), faire le lien avec les parents (nombre de séances annuelles à voter, dates à voter si choix à faire), faire des rappels réguliers aux parents des séances, s’assurer que le déroulé de la journée a été adapté en conséquence par les commissions concernées (permanences parents supplémentaires, modifications planning équipe, heures sup ?)
• Recherches et documentation selon les besoins et situations rencontrées : convention collective, droit du travail…

Pôle Fonctionnement

4 commissions composent ce pôle : Hygiène et sécurité, Informatique, Bricolage et service technique, jardinage et potager. 

Hygiène & Sécurité

• Veiller à ce que les protocoles soient à jour.
• Veiller à la propreté et la sécurité des locaux.
• Organiser les grands ménage 1 fois tous les 2 à 3 mois.
• Organiser 2 exercices d’évacuation par an.
• Commander les produits d’entretien.
• Réaliser l’achat des couches et des produits d’hygiènes.
• Contacter la PMI, ACEPP ou autres agences de santé pour toutes questions relatives à la santé/sécurité.
• S’assurer de la bonne tenue du registre et de la régularité de la surveillance.

Informatique & Communication

• Gérer les réseaux informatiques et téléphoniques de la crèche.
• Gestion du site internet 
• Gestion des réseaux sociaux
• Assurer la maintenance des ordinateur(s), imprimante(s), des comptes utilisateurs.
• Assurer la gestion des licences logiciels.
• Envoyer mensuellement les factures FAI + Trimestrielle de « Grencke » au trésorier.
• Assurer la veille réglementaire et technique associés à l’utilisation des outils informatiques et téléphoniques en établissement d’accueil du jeune enfant (EAJE).
• Réaliser les supports de communication.

Bricolage, Service Technique

• Veiller à l’entretien du site et organiser les travaux nécessaires.
• Tenir à jour le cahier de travaux de la crèche (demandés/réalisés).
• Faire les réparations diverses au sein de la crèche.
• Contacter les services techniques de la mairie en cas de dysfonctionnement dans les locaux (ampoule, chauffage, climatisation, eau, électricité, etc.).
• Évacuer les objets dangereux aux encombrants.

Jardin & potager

• Entretenir et nettoyer régulièrement les jardins.
• Mettre en place un potager conformément au projet pédagogique de la crèche.
• Préparer les activités de plantation ou de récolte pour les enfants.